GİZLİLİK POLİTİKASI

Yürürlük Tarihi: 21.11.2025
Son Güncelleme Tarihi: 14.10.2026

AVHOS Hukuk Otomasyon Sistemleri (“AVHOS”, “Biz”), www.avhos.com & app.avhos.com internet sitesi, mobil uygulaması, müşterinin kendi sunucusunda (on-prem) çalışan AVHOS yazılımı ve kullanıcı paneli, alt alan adları, bağlantılı dijital platformları, hesap ve sipariş süreçleri, destek hizmetleri, lisans ve destek süreçleri ve bunlarla bağlantılı tüm dijital hizmetleri kapsamında kullanıcı gizliliğini, bilgi güvenliğini ve kurumsal veri koruma disiplinini esas alır.

Bu Gizlilik Politikası; AVHOS’un kişisel veri güvenliğine, sistem güvenliğine, kullanıcı verilerinin korunmasına, veri saklama yaklaşımına, üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla çalışırken uygulanan güvenlik prensiplerine ve çerez kullanımına ilişkin genel esasları açıklar. İşbu politika, tek başına KVKK m. 10 anlamında bir aydınlatma metni değildir; ancak veri işleme süreçlerine eşlik eden kurumsal bir gizlilik taahhüdü niteliğindedir.

AVHOS, kullanıcıların sisteme yüklediği belgeler, metinler, dava dosyaları, iletişim kayıtları, hesap bilgileri ve teknik kayıtlar dahil olmak üzere tüm veriler bakımından; hukuka uygunluk, gizlilik, erişim kontrolü, saklama sürelerinin gözetilmesi ve yetkisiz erişimin önlenmesi ilkelerine uygun davranmayı amaçlar.

1. Genel Gizlilik İlkeleri ve Veri Egemenliği

Veri egemenliği ilkesi: AVHOS yazılımı müşterinin kendi sunucusunda (on-prem) çalışır. Dosya/dava/müvekkil verileri, yüklenen belgeler, dilekçeler ve benzeri içerik verileri müşterinin kendi sunucusunda tutulur; AVHOS bulutuna gönderilmez ve AVHOS tarafından barındırılmaz. AVHOS’un bu verilerle teması; (i) uzaktan teknik destek, bakım ve uzaktan teşhis kapsamında, müşteri aksini talep etmedikçe açık kalan şifreli uzaktan bakım bağlantısı üzerinden sunucuya teknik erişim (içeriğin görüntülenmesini gerektiren müdahaleler, acil güvenlik halleri dışında müşterinin onayına tabidir ve her erişim kayıt altına alınır), (ii) AVHOS Merkez Servisleri’ne giden lisans, bağlantı, sürüm ve sistem sağlığı verileri ile otomatik olarak maskelenmiş hata kayıtları (içerik verisi değildir), (iii) içtihat ve mevzuat aramalarında aranan ifadelerin sorgunun yanıtlanması amacıyla AVHOS Merkez Servisleri’ne iletilmesi (yapay zekâ destekli belge hazırlama ve araştırma özelliklerinin içerikten türettiği kısa arama ifadeleri ve anılan kanun adları, canlı arama seçilmemiş olsa dahi, ilgili kamu kurumlarının arama hizmetlerine de iletilebilir: Adalet Bakanlığı içtihat hizmetleri, UYAP Emsal, Mevzuat Bilgi Sistemi; bu ifadelerden e-posta, IBAN, telefon ve on veya daha fazla haneli sayılar gönderilmeden önce otomatik olarak çıkarılır), (iv) müşterinin Uzaktan Yedek özelliğini etkinleştirmesi halinde içerik verilerinin yalnızca müşterinin kurtarma anahtarı ile açılabilen şifreli yedek kopyasının AVHOS’un Türkiye’deki sunucularında en fazla on beş (15) gün saklanması (kurtarma anahtarı AVHOS’ta bulunmadığından AVHOS içeriği açamaz) ve (v) kurulumda e-posta sunucusu tanımlanmışsa ve müşteri AVHOS’a gönderimi kapatmamışsa (varsayılan: açık), yazılımın ürettiği güvenlik ve sistem uyarılarının (işlemi yapan kullanıcının adı, e-posta ve IP adresi, tarayıcı bilgisi, ilgili kaydın adı ile yapay zekâ asistanına gönderilen şüpheli mesajların ilk beş yüz (500) karakteri dahil) müşterinin e-posta sunucusu üzerinden AVHOS’a iletilmesi ile sınırlıdır. Yapay zekâ özellikleri kullanıldığında ilgili içerik, müşterinin kendi Anthropic API anahtarıyla doğrudan müşteri ile Anthropic arasında iletilir; dilekçe hazırlanırken yazılımın ilgili dosyadan seçtiği taranmış veya tablo içeren belgelerin sayfa görüntüleri de iletilebilir ve bu görüntülerdeki bilgiler yazılım tarafından maskelenemez. AVHOS’un çevrim içi ortamında (app.avhos.com) açılan hesaplarda ise içerikler AVHOS’un Türkiye’deki sunucularında barındırılır ve yapay zekâ işlemleri AVHOS’un Anthropic hesabı üzerinden yürütülür; bu ortamdaki tanıtım ve demo hesaplarına gerçek müvekkil verisi girilmemelidir. Müşterinin tercihine bağlı takvim eşitlemesi ve kişisel takvim bağlantısında takvim bilgileri, müşterinin seçtiği takvim hizmetinin sunucularına iletilir veya oradan alınır (MADDE 6).

AVHOS, sistemlerini kullanan kişilerin verilerine erişimde “asgari yetki” prensibini benimser. Buna göre, yalnızca görev ve ihtiyaç kapsamında erişim yetkisi olan kişiler sisteme sınırlı biçimde erişebilir. Kullanıcı hesabı güvenliği, şifre güvenliği, oturum güvenliği ve erişim doğrulaması bakımından makul teknik ve idari önlemler uygulanır.

Kişisel verilerin korunması yalnızca yazılı metinlerle değil; aynı zamanda sistem tasarımı, yetkilendirme yapısı, kayıtların tutulması, erişim günlükleri ve operasyonel süreçler aracılığıyla da sağlanır. AVHOS, veri güvenliğini dinamik bir süreç olarak görür ve sistem mimarisini, yazılım güncellemelerini ve güvenlik tedbirlerini buna göre geliştirmeyi hedefler.

2. Güvenlik Tedbirleri

AVHOS, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini, hukuka aykırı erişimi, veri kaybını ve kötüye kullanımı önlemek için teknik ve idari tedbirler uygulamayı amaçlar. Bu kapsamda;

• aktarım güvenliği için şifreleme yöntemleri,
• veri tabanı ve sistem güvenliği için erişim sınırlamaları,
• kullanıcı oturumlarının güvenliği,
• log kayıtları,
• saldırı önleme ve izleme mekanizmaları,
• yedekleme ve sistem sürekliliği süreçleri,
• personel için gizlilik ve veri güvenliği yükümlülükleri,
• üçüncü taraf hizmet sağlayıcılarla yapılan sözleşmesel güvenlik hükümleri

uygulanabilir.

Müşterinin kendi sunucusuna internet üzerinden erişim, kurulumda müşterinin tercihiyle belirlenen yönteme göre sağlanır: Cloudflare Tunnel yönteminde bağlantı HTTPS ile şifrelidir, ancak şifre çözümü Cloudflare’in sunucularında gerçekleştiğinden uygulama trafiği Cloudflare tarafından teknik olarak görülebilir; müşterinin kendi alan adı ve SSL sertifikasıyla erişimde şifre çözümü müşterinin sunucusunda yapılır; yalnız yerel ağ yönteminde trafik ofis ağından çıkmaz. Yalnız yerel ağ ve Cloudflare Tunnel yöntemlerinde sunucuya ofis ağı içinden IP adresi veya yerel ad ile doğrudan da erişilebilir; bu yolda trafik Cloudflare’den geçmez, ancak şifresiz (http) bağlantı kullanıldığında giriş bilgileri, oturum çerezi ve içerik ofis ağı içinde şifrelenmeden iletilir. Bu yol yalnızca güvenilir ve parola korumalı ofis ağlarında kullanılmalıdır. Avukatlık sırrı hassasiyeti yüksek müşteriler için ikinci veya üçüncü yöntem önerilir. Mobil uygulama müşterinin kendi sunucusuna bağlanır.

AVHOS, internet tabanlı hiçbir sistemin mutlak risk içermediğini kabul eder. Bu nedenle siber saldırı, yetkisiz erişim, dış hizmet kesintileri, altyapı arızaları ve benzeri risklerin tamamen ortadan kaldırılamayabileceğini; buna karşın bu riskleri azaltmaya yönelik uygun önlemlerin alınacağını belirtir. Müşterinin kendi sunucusunun, ağının ve işletim ortamının fiziksel ve mantıksal güvenliğinin sağlanması, kural olarak müşterinin sorumluluğundadır.

3. Platforma Yüklenen İçeriklerde Gizlilik

Kullanıcılar tarafından sisteme yüklenen dava dosyaları, dilekçeler, yazışmalar, AI analizleri, notlar, ekler ve sair hukuki içerikler; üçüncü kişilere ait kişisel veriler, ticari sırlar, meslek sırları veya gizli bilgiler içerebilir. Bu içerikler müşterinin kendi sunucusunda barındırılır ve bu içerikler bakımından veri sorumlusu müşteridir. Kullanıcılar, bu içerikleri yüklerken veri minimizasyonu, maskeleme ve gerekli olduğu ölçüde anonimleştirme yükümlülüğüne uygun davranmalıdır.

AVHOS, yazılımın tasarımı ve sunduğu güvenlik işlevleri ile uzaktan destek ve yapay zekâ işleme gibi sınırlı temas hallerinde gizliliğin sağlanması için teknik ve idari tedbir almaya özen gösterir; ancak kullanıcıların sistemlere yüklediği verilerin hukuka uygun şekilde elde edilmesi, gerekli hukuki sebebe dayanması ve gerekiyorsa ilgili kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi kullanıcı sorumluluğundadır.

4. Saklama ve Silme Yaklaşımı

AVHOS, veri sorumlusu sıfatıyla işlediği verileri (müşteri, hesap, lisans, sipariş, fatura, destek ve Merkez Servisleri işletim verileri) yalnızca hizmetin gerektirdiği süre kadar veya ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklamayı hedefler. Saklama süresi sona erdiğinde veya verilerin işlenmesini gerektiren sebep ortadan kalktığında, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi için iç süreçler işletilebilir.

Müşterinin kendi sunucusunda barındırılan içerik verilerinin saklanması ve imhası, veri sorumlusu sıfatıyla müşterinin belirlediği süre ve usullere tabidir. AVHOS yazılımında otomatik ve şifreli yerel yedekleme özelliği bulunur; yerel yedekler müşterinin kendi diskinde tutulur. Uzaktan Yedek özelliği varsayılan olarak kapalıdır; müşterinin yönetim panelinden izni açması ve bir kurtarma anahtarı oluşturması halinde yedeğin yalnızca bu anahtarla açılabilen şifreli bir kopyası AVHOS’un Türkiye’deki sunucularında en fazla on beş (15) gün saklanır ve süre sonunda geri döndürülemeyecek şekilde silinir; kurtarma anahtarı müşteriye bir kez gösterilir, sunucuda ve AVHOS’ta saklanmaz ve AVHOS bu yedeklerin içeriğine erişemez. Müşteri bu özelliği dilediği zaman kapatabilir ve mevcut yedeklerin hemen silinmesini isteyebilir. AVHOS’ta saklanan bir yedeğin müşterinin sunucusuna geri yüklenmesi müşterinin yetkili yöneticisinin onayına bağlıdır; kurtarma anahtarı bu işlemde de AVHOS’a iletilmez. Kurtarma anahtarı Cloudflare Tunnel üzerinden de tarayıcıda şifrelenerek girilebilir; bu yolun teknik riski Kullanıcı Sözleşmesi MADDE 17/A.16’da açıklanmıştır ve müşteri bu yolu kapatabilir. Müşterinin yönetim panelinden aldığı taşınabilir yedek dosyası (tüm verilerin tek şifreli dosyası) müşteride kalır ve AVHOS’a gönderilmez; ancak dosyanın şifreleme anahtarı AVHOS Merkez Servisleri’nde lisansa özgü olarak korunduğundan dosya yalnızca aynı lisansla, AVHOS Merkez Servisleri’ne bağlı bir kurulumda açılabilir. Kullanıcının bağımsız yedek alma yükümlülüğüne ilişkin sözleşme hükümleri saklıdır.

Saklama ve imha yaklaşımı; sözleşmesel ilişki, hukuki uyuşmazlık ihtimali, yasal yükümlülükler, kayıt tutma zorunlulukları ve bilgi güvenliği gereksinimleri dikkate alınarak şekillendirilir.

5. Çerezler ve Benzeri Teknolojiler

AVHOS internet sitesi ve AVHOS tarafından işletilen dijital platformlarda, hizmetin çalışması, oturum yönetimi, güvenlik, tercihlerin hatırlanması, performans ölçümü ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi amacıyla çerezler ve benzeri teknolojiler kullanılabilir.

Çerezler genel olarak;

• zorunlu çerezler,
• işlevsellik çerezleri,
• analitik ve performans çerezleri,
• reklam, pazarlama ve takip çerezleri

şeklinde sınıflandırılabilir.

Zorunlu çerezler, sitenin çalışması için kullanılabilir. Tercihe bağlı çerezler bakımından kullanıcı tercihleri alınır. Müşterinin kendi sunucusundaki AVHOS paneli ise yalnızca oturum ve güvenlik amaçlı zorunlu teknik çerezler kullanır; bu çerezler müşterinin kendi kurulumunda çalışır. Çerezlere ilişkin ayrıntılı bilgiler, Çerez Politikası’nda yer alır.

6. Üçüncü Taraf Hizmet Sağlayıcılar

AVHOS, hizmetin sunulabilmesi için sınırlı sayıda üçüncü tarafla çalışabilir. Bu kapsamda başlıca üçüncü taraflar şunlardır:

• Anthropic – yapay zekâ işleme hizmetleri (yalnızca müşterinin yapay zekâ özelliklerini kullanması halinde ve işleme talebine konu içerikle sınırlı olarak, dilekçe hazırlanırken yazılımın seçtiği taranmış veya tablo içeren belgelerin sayfa görüntüleri ile aramanın anlamca genişletilmesi için yazılan arama ifadeleri dahil; yurt dışında bulunabilir),
• Cloudflare – AVHOS Merkez Servisleri ile çevrim içi ortamın sunulması, bağlantı, güvenlik, tünel ve bot koruması hizmetleri ile şifreli Uzaktan Yedek aktarımının iletimi (yurt dışında bulunabilir),
• Tailscale – uzaktan bakım bağlantısının ağ koordinasyonu; bağlantı içeriğini göremez, cihaz adı, IP adresi ve bağlantı zamanı gibi bağlantı bilgilerini işler (yurt dışında bulunabilir),
• Expo, Apple ve Google – mobil anlık bildirimlerin iletilmesi ve mobil uygulama güncellemeleri; bildirimlerin başlık ve kısa açıklamaları (ör. duruşma tarihi, görev başlığı) bu servislerden geçer (yurt dışında bulunabilir),
• Google ve Meta – açık rıza verilmesi halinde internet sitesinde ziyaret istatistiği, reklam ölçümü ve yeniden pazarlama (Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel); ziyaretçi onay vermeden önce Google’a çerez kullanılmadan ve onay verilmediği bilgisiyle sınırlı ölçüm sinyalleri gönderilebilir (Google Onay Modu); Google ayrıca sitenin yazı tiplerini sunar (yurt dışında bulunabilir),
• Tavily – AVHOS’un çevrim içi ortamında (app.avhos.com) bazı araştırma özelliklerinde web araması; arama ifadesi iletilir (yurt dışında bulunabilir),
• Adalet Bakanlığı içtihat hizmetleri, UYAP Emsal, Mevzuat Bilgi Sistemi ve diğer kamu kurumlarının arama hizmetleri – yapay zekâ destekli belge hazırlama ve araştırma özelliklerinin içerikten türettiği kısa arama ifadeleri ve anılan kanun adları ile canlı arama seçildiğinde arama ifadesi (ifadelerden e-posta, IBAN, telefon ve on veya daha fazla haneli sayılar gönderilmeden önce otomatik olarak çıkarılır) iletilir (yurt içi),
• WhatsApp (Meta) – müşterinin veya ziyaretçinin WhatsApp üzerinden iletişime geçmesi halinde (internet sitesindeki talep formu bilgileri AVHOS sunucusuna iletilmez; ziyaretçinin seçimine göre WhatsApp uygulamasına veya ziyaretçinin kendi e-posta programına hazır mesaj olarak aktarılır) yazışmaların yürütülmesi (yurt dışında bulunabilir),
• takvim hizmeti sağlayıcıları (ör. Apple, Google, Microsoft) – kullanıcının AVHOS takvimini kendi takvim programına eklemesi veya kişisel takvimini AVHOS’a bağlaması halinde, kullanıcının tercihi ve talimatıyla; AVHOS’tan giden takvim bilgileri müvekkil ve karşı taraf adı içermez, ancak randevu ve görev başlıklarına kullanıcının yazdığı bilgiler iletilebilir; kişisel takvim bağlantısında kurulum bu takvime düzenli aralıklarla bağlanır ve takvim hizmeti sağlayıcısı sunucunun IP adresini görür (yurt dışında bulunabilir),
• kargo ve lojistik firmaları – Mini Sunucu teslimatı kapsamında ad-soyad, teslimat adresi ve telefon bilgilerinin paylaşılması,
• ödeme kuruluşları, bankalar ve e-fatura/e-arşiv hizmet sağlayıcıları – ödeme, tahsilat ve faturalandırma süreçleri,
• AVHOS’un veri sorumlusu olduğu sınırlı veriler bakımından yazılım, güvenlik, destek ve entegrasyon hizmeti sağlayan diğer tedarikçiler.

İçerik verileri müşterinin kendi sunucusunda barındırılır ve içerik verileri için üçüncü taraf bir barındırma veya bulut hizmeti sağlayıcısı kullanılmaz. İçerik verileri yalnızca yapay zekâ işleme, kamu kurumlarının arama hizmetlerine iletilen kısa arama ifadeleri, Cloudflare Tunnel erişim yöntemi, anlık bildirimler ve müşterinin tercihine bağlı takvim eşitlemesi kapsamında üçüncü taraflardan geçer (MADDE 1 ve 6). Uzaktan Yedek kapsamındaki şifreli yedekler AVHOS’un kendi sunucularında saklanır; aktarım Cloudflare altyapısından şifreli olarak geçer ve Cloudflare içeriğe erişemez.

Bu tür hizmet sağlayıcılarla çalışırken AVHOS, veri güvenliği ve gizlilik hükümlerini sözleşmesel olarak düzenlemeyi, teknik ve idari tedbirleri gözetmeyi ve hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşımını sınırlı tutmayı hedefler.

7. Veri İhlali Halinde Yaklaşım

Bir veri ihlali şüphesi veya tespiti halinde AVHOS, somut olayın niteliğine göre ihlalin etkisini azaltmak, güvenlik açığını gidermek, kayıtları incelemek ve gerekli bildirim süreçlerini yürütmek için makul adımları atar. İhlalin niteliğine göre ilgili kullanıcıların ve gerektiğinde yetkili mercilerin bilgilendirilmesi gündeme gelebilir. AVHOS, veri sorumlusu olduğu verilere ilişkin bir ihlali öğrendiğinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na en kısa sürede ve en geç yetmiş iki (72) saat içinde bildirimde bulunur ve etkilenen kişileri bilgilendirir; müşteri adına işlediği veriler bakımından ise müşteriyi gecikmeksizin bilgilendirir.

8. Gizlilik Politikasında Değişiklik

AVHOS, bu Gizlilik Politikası’nı mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları, teknik gereklilikler, hizmet kapsamındaki değişiklikler ve operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleyebilir. Güncel sürüm, site üzerinde yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.

9. İletişim

Gizlilik politikası, sistem güvenliği, çerez kullanımı ve teknik koruma tedbirleri hakkında sorularınız için AVHOS ile aşağıdaki kanallar üzerinden iletişime geçebilirsiniz:

E-posta: info@avhos.com

Adres: Kartaltepe Mah. 1. Malazgirt Cad. No:6/2 Daire:26 Küçükçekmece/İstanbul

Telefon: 0555 484 07 17